SURAT-MENYURAT

SURAT-MENYURAT

HAMZAR, S.Pd., M.Pd.

A. PENGERTIAN DAN FUNGSI SURAT

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, suatu pihak atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak atau organisasi/instansi lain.

Fungsi surat: 1). wakil pribadi, kelompok atau suatu organisasi, 2). dasar pedoman untuk bekerja, 3). bukti tertulis, 4) alat pengingat atau arsip, dan  5). dokumen historis.

B. JENIS-JENIS SURAT

Menurut Kepentingan dan Pengrimannya:

1. Surat pribadi
2. Surat dinas pemerintah
3. Surat niaga
4. Surat sosial

Menurut Isinya: surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat peringatan, surat perjanjian, surat laporan, surat pengantar, surat penawaran, surat pemesanan, surat undangan, dan surat lamaran pekerjaan.

Berdasarkan Banyaknya Sasaran: surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.

Berdasarkan Tingkat Kepentingan Penyelesaiaannya: surat biasa, surat kilat, dan surat kilat khusus

Berdasarkan wujudnya: surat bersampul, kantor pos, warkat pos, telegram, teleks, atau faksimile, serta memo dan nota.

Berdasarkan Ruang lingkup Sasarannya: surat intern dan surat ekstern

C. BAHASA INDONESIA DALAM SURAT-MENYURAT

Secara umum, bahasa surat resmi memiliki ciri:

1. Bahasa yang jelas
2. Bahasa yang lugas dan singkat
3. Bahasa yang santun
4. Bahasa yang resmi/baku (ejaan, pilihan kata, dan struktur bahasa)

c.q. =

u.p =untuk perhatian

a.n. =atas nama

u.b. =untuk beliau

saya /kami) = tergantung yang mengirim

Menyelesaikan masalah kami secepatnya (kurang jelas, kurang sopan)

Akan segera berakhir (bukan sebentar lagi selesai)

Terima kasih (tidak pakai banyak)

D. BENTUK SURAT

1. Bentuk Lurus Penuh
2. Bentuk Lurus (block style)
3. Bentuk Takuk (Indented style)
4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Blok Style)

E. BAGIAN-BAGIAN SURAT

Surat dinas biasanya terdiri atas bagian:

1. kepala surat;
2. nomor surat;
3. tanggal, bulan, dan tahun surat
4. lampiran;
5. hal atau perihal;
6. alamat surat (alamat dalam);
7. salam pembuka;
8. isi surat;
9. salam penutup;
10. jabatan penulis surat;
11. tanda tangan;
12. nama terang;
13. nomor induk pegawai/NIP bagi pegawai pemerintah;
14. cap dinas atau cap jabatan;
15. tembusan; dan
16. inisial.

Secara singkat surat terbagi: kepala surat, pembuka, isi surat (tubuh surat) dan bagian penutup.

F. BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala Surat: logo, nama kantor, alamat kantor, nomor kotak pos (Po Box) dan kode pos, dan nomor telepon dan faksmile (bila ada)
2. Nomor surat: kode nomor urut surat ke luar, kode instansi/unit kerja, kode perihal, dan kode tahun

     Contoh: Nomor: 966/C5/LL/2018

3. Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat: tanpa menyingkat dan tidak perlu didahului dengan nama kota pengirim  karena sudah tercantum dalam kepala surat atau kop surat.

    Contoh: 10 Agustus 2018

4. Lampiran:

    Contoh:

    Lampiran:Tiga lembar/satu berkas/115 eksemplar/satu bundel (tanda hubung  (–) atau angka nol (0) atau tidak perlu dicantumkan lampiran jika tidak ada lapiran.

5. Perihal atau Hal

Contoh:

Perihal/Hal : Undangan lokakarnya

Perihal/Hal : Permintaan bantuan penulisan soal

6. Alamat (dalam) Surat

Contoh (tidak pakai “kepada”):

Yth. Bapak Umar Khalil

         Jalan Nusa Eka No. 12, Pelaju

         Palembang

Yth. Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis

        Jalan RS Raden Mat, Simpang Sekip 12140 PT Panca Sakti

        Jalan Tanung Raya No. 112

        Palembang 16330

7. Salam Pembuka

    Contoh:

    Dengan hormat,

     Bapak…. Yang terhormat

     Salam sejahtera,

     Salam pramuka,

     Assalamualaikum Wr. Wb.,

8. Isi Surat (Tubuh Surat) :

 a). bagian pembuka:

     Contoh:

      Dengan ini kami beritahukan bahwa…

       Dengan sangat menyesal kami sampaikan bahwa…

Sebagaiman saudara ketahui…

Perkenankanlah  kami melaporkan….

Bersama ini kami sampaikan berkas-berkas….

Untuk Surat Tanggapan/Jawaban:

Merujuk surat saudara Nomor…tanggal mengenai….

Sehubungan dengan surat Saudara Nomor…tanggal….

Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Nomor…tanggal…

Meninjaklanjuti pembicaraan kita pada tanggal…

b). bagian isi: baik dan benar, jelas, lugas, sopan dan mudah dipahami penerima surat

 c). bagian penutup:

     Contoh:

   Atas perhatian Bapak kami sampaikan terima kasih.

    Semoga informasi yang kami berikan bermanfaat bagi saudara.

9. Salam Penutup

    Contoh:

    Wassalam,

     a.n. Warga Kampung Suka Merindu

     …………………………..

      Deni Setiawan

    Wassalam

    Panitia Peringatan Kemerdekaan RI ke-68

     ………………

    Dewi sekartaji Ketua

    Hormat kami

    …………….

    M. Fajar H. Ismaya Direktur Utama

Rektor

………………………..

Prof. Dr. Abdurrahman Said

NIP. 1303278981

Direktur Pendidikan Menengah Umum

…………………………

Dr. Budi Santoso

NIP. 1213445679

a.n. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah

Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis,

 …………………………………………

 Ir. Abdul Asis Hoesein M.Eng.Se

 NIP. 130518943

10.Tembusan: tidak memakai Yth. Atau Kepada Yth.

Contoh:

Tembusan:

1. Dirjen Dikdasmes
2. Rektor UT

11. Inisial:Singkatan nama pengonsep dan/atau pengetik surat

    Contoh:          -H-

SURAT RESMI PERORANGAN/LAMARAN

                                                              Alamat lengkap                  

                                              10 Agustus 2018

                                                                                               

Yth.   ……

Tidak pakai kop surat

Silahkan baca artikel lainnya di bawah ini dengan cara Klik Judul dan Baca Selengkapnya atau Klik Tulisan "Postingan Lainnya".

Uploaded On  Tuesday, 15^th  January 2019 14.00

HOPEFULLY IT IS ESSENTIAL FOR ALL READERS.

SAY “THANKS A LOT”

                                   TO ME…

Please Click >Subscribe, Comment and Share (<) below or above.